KIEKU-henkilöstötietojärjestelmän tietosuojaseloste

18.5.2022

1. a) Yhteisrekisterinpitäjä

Hätäkeskuslaitos
PL 112, 28131 Pori
0295 480 112 (vaihde)

Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus
Kauppakatu 40, 80100 JOENSUU
Puhelinvaihde 02955 62000

Yhteisrekisterinpitäjän edustaja

Henkilöstöpäällikkö
PL 112, 28131 Pori
Sähköpostiosoite: [email protected], [email protected]
puhelin 0295 480 112

Tietosuojavastaava

Hallintolakimies
PL 112
28131 Pori
Sähköpostiosoite: [email protected], puhelin 0295 480 112

Rekisterin nimi

Kieku henkilöstöhallinnon ratkaisun henkilörekisteri

Yhteisrekisterinpitäjyys

Toimimme Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen kanssa yhteisrekisterinpitäjinä Kieku-tietojärjestelmässä olevien henkilötietojen osalta. Yhteisrekisterinpitoon liittyvät vastuut on määritelty Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta annetussa laissa, sen mukaan:

Palvelukeskus vastaa tehtävien ja palvelujen tuottamisessa tarvittavien tietojärjestelmien teknisestä toiminnasta ja siihen liittyvistä asioista, mm. käytettävyydestä, tietojen eheydestä, suojaamisesta ja säilyttämisestä
Me työnantajana vastaamme muista rekisterinpitäjälle kuuluvista vastuista kuten sinun informoimisesta ja toimimme yhteyspisteenäsi kun haluat käyttää rekisteröidylle kuuluvia oikeuksia, esimerkiksi oikaista tietojasi tai tietää mitä tietoja sinusta käsitellään.

Oikeutesi rekisteröitynä

Henkilötietojen käsittelyn perustuessa rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, on sinulla oikeus:

saada informaatiota henkilötietojen käsittelystä. Tämän selosteen avulla tuetaan rekisterinpitäjää informointivelvoitteen noudattamisessa
saada pääsy tietoihin. Tämän selosteen kohdassa ”Artikla 15:n mukainen rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin” kerrotaan miten voit käyttää oikeuttasi
oikaista tietoja. Tämän selosteen kohdassa ”Artikla 16:n mukainen oikeus tietojen oikaisemiseen” miten voit oikaista tietojasi
rajoittaa tietojen käsittelyä. Tämän selosteen kohdassa ”Artikla 18:n mukainen oikeus käsittelyn rajoittamiseen” milloin ja miten voit rajoittaa tietojesi käsittelyä
saada tieto henkilötietojen oikaisua tai käsittelyn rajoitusta koskevista ilmoituksista. Kuvattu selosteen kohdassa ”Artikla 19:n mukainen henkilötietojen oikaisua tai poistoa tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus”
Sinulla on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, mikäli katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan tietosuojasääntelyä

Käsittelyn perustuessa rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi sinulla ei ole:

Oikeutta tietojesi poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”). Yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 17 mukaan tätä oikeutta ei sovelleta, jos käsittely on tarpeen lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseksi
Oikeutta siirtää tietojasi järjestelmästä toiseen. Yleisen tietosuoja-asetuksen artikla 20 mukaan oikeutta ei sovelleta, kun käsittely on tarpeen lakisääteisen velvollisuuden noudattamiseksi

1. b) Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteriin on talletettu valtiotyönantajan lakisääteisten oikeuksien ja velvollisuuksien täyttämiseksi vaadittavat tiedot. Rekisteriin talletetaan ja siinä käsitellään henkilötietoja, jotka ovat tarpeen valtion henkilöstön palvelussuhdeasioiden ja palkanmaksun hoitamiseksi (mm. Virkamieslaki 19.8.1994/750 § 13, työsopimussuhteisilla Työsopimuslaki 26.1.2001/55). Rekisteriin talletetaan myös Nimikirjalain (1010/1989) ja Nimikirja-asetuksen (1322/1989) mukaiset tiedot henkilöstöstä.

Palkeet käsittelee henkilötietoja yhteisrekisterinpitäjänä tuottaessaan palveluja Asiakkaalle, käsittelyperusteena on tällöin lakisääteisen velvollisuuksien toteuttaminen (Laki Valtion talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksesta, 179/2019).

Rekisterin sisältämiä tietoja ei käytetä profilointiin eikä tietoihin kohdisteta automaattista päätöksentekoa.

1. c) Kuvaus rekisteröityjen ryhmistä ja henkilötietoryhmistä

Rekisteröityjen ryhmät: Hätäkeskuslaitoksen työntekijät ja ulkopuoliset palkkionsaajat

Henkilötietoryhmät:

Henkilön tiedot:
Henkilön nykyinen nimi, aiemmat nimet, syntymäaika, henkilötunnus, henkilönumero, edellisen järjestelmän henkilönumero, postiosoite, työsähköpostiosoite, työpuhelinnumero, pankkitiedot, kansalaisuus, äidinkieli, sukupuoli, lähiomainen, lähiomaisen yhteystiedot, tutkintotiedot, käyttäjätunnus, lainatavarat kuten avaimet/kulkutunnisteet, henkilötunnisteet, suojavaatteet sekä muut lainatavarat

Nimikirjatiedot:
Tieto ase/siviilipalveluksesta, sotilasarvo, eläkepäätös, kielitaito, kunniamerkit ja arvonimet, luottamustehtävät, myönnetyt erivapaudet, rangaistustiedot, sivutoimiluvat, virkavala ja –vakuutustiedot, työura, virantoimituksen tai työnteon keskeytykset

Palvelusuhteen hallintaan liittyvät tiedot:
Palvelussuhdetiedot, palkkaustiedot, poissaolotiedot, työaikatiedot, palvelussuhteen päättymiseen liittyvät tiedot, lomat, palvelusajat

Palkkoihin liittyvät tiedot:
Eläkepalvelussuhde. jäsenmaksutiedot, verotiedot, ulosottotiedot

1. d) Henkilötietojen vastaanottajien ryhmät, joille henkilötietoja on luovutettu tai luovutetaan

Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa tai rekisterinpitäjän suostumuksella.

Tietoja luovutetaan säännöllisesti ulosottoviranomaisille,
ammattijärjestöille, tulorekisteriin ja Tahtiin (Valtion
työmarkkinalaitos) sekä M2-matka- ja kuluhallinnan järjestelmään, rahalaitoksille palkkio- ja palkanmaksutietojen muodossa ja verohallinnolle.

Hätäkeskuslaitoksen työvuorosuunnittelujärjestelmä, 112NUMERON, johon siirretään henkilötiedot, virkavapaudet ja vuosilomat Kiekusta, joka toimii ns. masterina järjestelmässä.

1. e) Henkilötietojen siirtäminen kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle

Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

1. f) Eri tietoryhmien poistamisen suunnitellut määräajat

Henkilötietojen käsittelyä rajoitetaan automaattisesti, kun palvelussuhde päättyy. Kieku henkilöstöhallinnon ratkaisun sisältämän henkilörekisterin henkilötietojen säilytysajat pohjautuvat lainsäädäntöön ja niiden säilytysaika on 5-50 vuotta palvelussuhteen päättymisestä tai asiakirjan luontipäivämäärästä.

1. g) Kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

A. Manuaalinen aineisto

Manuaalinen aineisto käsitellään koulutetun henkilökunnan toimesta tietojen suojaustasoa vastaavassa lukituissa tiloissa. Kaikista Hätäkeskuslaitoksen henkilöistä on tehty suojelupoliisin toimesta suppea turvallisuusselvitys. Muulle kuin viraston henkilöstölle tehdään vähintään suppea turvallisuusselvitys, mikäli heillä on tehtävänsä puolesta oikeus saada tieto salassapidettävästä asiakirjasta tai toiminnasta tai päästä suojattuun tilaan.

B. Digitaalisesti käsiteltävät aineistot

Rekisterin tiedot on suojattu asiattomalta katselulta, muuttamiselta ja hävittämiseltä. Suojaus perustuu käyttövaltuushallintaan, tietokantojen ja palvelinten tekniseen suojaukseen, tilojen fyysiseen suojaukseen, kulunvalvontaan, tietoliikenteen suojaukseen sekä tietojen varmuuskopiointiin.

Pääsy- ja käsittelyoikeus tietoihin myönnetään työtehtävien perusteella. Pääsy järjestelmään perustuu henkilökohtaisiin käyttäjätunnuksiin. Laitetilat ja tiedot sijaitsevat fyysisesi Suomessa.
Toiminnan asianmukaisuuden valvomiseksi käytetään hallinnollisia kontrolleja.

Tietolähteet silloin kun tietoja ei ole saatu rekisteröidyltä

Viraston palveluksen aikana syntyvät nimikirjatiedot viedään viraston Henkilöstöryhmän toimesta nimikirjatietoihin. Nimikirjalle merkittävät rangaistustiedot saadaan viraston henkilöstöhallintoon
tuomioistuimelta. Eläkepäätöstiedot saadaan Kevalta. Verottaja toimittaa järjestelmään koneellisesti henkilöverotiedot. Ulosotto-ottotiedot saadaan ulosottoviranomaiselta. Kulunvalvonta- ja työaikatiedot saadaan Timecon -kulunvalvontapäätteiltä.

Artikla 15:n mukainen rekisteröidyn oikeus saada pääsy tietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä vahvistus siitä, että häntä koskevia henkilötietoja käsitellään tai että niitä ei käsitellä, ja jos näitä henkilötietoja käsitellään, oikeus saada pääsy henkilötietoihin.

Rekisteröidyllä on pääsy itsellään henkilötietoihin Kieku-portaaliin kautta. Muiden henkilötietojen osalta, kuin mihin rekisteröidyllä itsellään on pääsy Kieku-portaalin kautta, voi rekisteröity tehdä tarkastuspyynnön rekisterinpitäjän edustajalle (tämän selosteen kohta 1).

Jos rekisteröidyn käyttämästä tarkastusoikeudesta on kulunut vähemmän kuin yksi vuosi, voi Rekisterinpitäjä periä tietojen antamisesta aiheutuvat hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan maksun (artikla 12 [5]).

Artikla 16:n mukainen oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä oikaisee ilman aiheetonta viivytystä rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Rekisteröidyn henkilön esimies voi henkilön pyynnöstä päivittää poissaolo- ja vuosilomailmoituksia. Rekisteröity voi päivittää omia tietojaan sekä poissaolo- ja vuosilomailmoituksiaan Kieku- portaalin kautta. Jos pääsyä Kieku- portaaliin ei ole, rekisteröity voi päivittää omia tietojaan lähettämällä kirjallisen henkilötietoilmoituksen henkilöstöstöpalveluille; [email protected]

Artikla 18:n mukainen oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että rekisterinpitäjä rajoittaa käsittelyä, jos:
•   rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan ajaksi, jonka kuluessa rekisterinpitäjä voi varmistaa niiden paikkansapitävyyden
•   käsittely on lainvastaista ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan niiden käytön rajoittamista
•   rekisterinpitäjä ei enää tarvitse kyseisiä henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi
Mikäli Rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, rajoitetaan niiden käsittelyä ajaksi, jonka kuluessa Rekisterinpitäjä varmistaa niiden paikkansapitävyyden. Rekisteröity osoittaa pyynnön perusteluineen yhteisrekisterinpitäjän edustajalle (tämän lomakkeen 1 a ensimmäinen kohta) jolloin yhteisrekisterinpitäjä rajoittaa henkilötietojen käsittelyä tietojärjestelmässä. Käsittelyä rajoitetaan estämällä henkilötietojen käyttö käyttöoikeuksia rajaamalla. Rekisterinpitäjä pyytää käyttöoikeuksien rajoittamista. Pyyntö em. henkilötietojen rajoittamisesta osoitetaan [email protected]

Artikla 19:n mukainen henkilötietojen oikaisua tai poistoa tai käsittelyn rajoitusta koskeva ilmoitusvelvollisuus

Rekisterinpitäjän on ilmoitettava kaikenlaisista artikla 16 ja artikla 18 mukaisesti tehdyistä henkilötietojen oikaisuista, poistoista tai käsittelyn rajoituksista jokaiselle vastaanottajalle, jolle henkilötietoja on luovutettu, paitsi jos tämä osoittautuu mahdottomaksi tai vaatii kohtuutonta vaivaa. Rekisterinpitäjän on ilmoitettava rekisteröidylle näistä vastaanottajista, jos rekisteröity sitä pyytää. Rekisteröidyn halutessa tiedon vastaanottajista tulee hänen tehdä pyyntö rekisterinpitäjän edustajalle [email protected] (tämän selosteen 1 a ensimmäinen kohta).